Varför behövs en attestinstruktion?

Sommaren närmar sig och förutom att vi får njuta av värme och sol är det också en tid då företag råkar ut för flest bluffakturor. Den ordinarie personalen kan vara på semester och risken för att fakturor blir betalda som egentligen inte ska det ökar. För att ni ska känna er lugna med att allt går rätt till kan det vara bra att upprätta en attestinstruktion redan nu. 

En attestinstruktion har två huvudsyften: 

• Informativt syfte - beskriver hur företagets styrelse och ledning har delegerat ansvar för den löpande förvaltningen
• Säkerhetssyfte - säkerställer korrekta rutiner vid anskaffning/upphandling, fakturahantering, löneutbetalningar och liknande.

På så sätt har ni rätt förutsättningar för er internkontroll vid utbetalning av pengar. 

Läs också: Driv företag utan oro för tvister med säkrade avtal

Vad innebär det att attestera? 

Det är en kontroll där den ansvarige ska granska och godkänna att exempelvis prisuppgifterna stämmer eller att utgiften är bokförd på rätt sätt. Den som attesterar intygar att kontrollen är utförd. Skulle en faktura inte vara korrekt ska den inte attesteras. Det är därför viktigt att rätt person attesterar en viss faktura och vet hur den ska kontrolleras. 

Attestinstruktionen ska alltid innehålla attestregler där ni anger vilka personer som har attesträtt. Med attesträtten följer också en skyldighet att bevaka flödet av aktiviteter innan det är dags att attestera. Har du attesträtt så har du också ansvar för att sätta upp nödvändiga rutiner för internkontroll.