Så får du som chef ut så mycket som möjligt av dina medarbetarsamtal

Medarbetarsamtal är ett strukturerat årligen återkommande samtal mellan dig och dina medarbetare. En del kan se det som tidskrävande eller rent av ett nödvändigt ont. Använder du medarbetarsamtalen rätt kan det vara en av dina största tillgångar.

Medarbetarsamtal, även kallat utvecklingssamtal, har under de senaste åren blivit en självklarhet för att mäta utvecklingen inom organisationen men även mäta utvecklingen på en personlig nivå för arbetstagaren. Meningen med medarbetarsamtalet är att skapa förutsättningar för dig som chef och dina medarbetare att utvecklas på arbetsplatsen.

Ett typiskt samtal går igenom dina medarbetares arbetssituation, samarbetet mellan er samt vad ni har för krav och förväntningar på varandra. Ett tips under samtalen med dina arbetstagare är att undvika att bara hamna i samtal om jobb och det vardagliga arbetet. Var inte rädd för att även lyfta känslor och tankar som ni kanske inte talar om dagligen. Samtalet ska leda till att ni gemensamt tar fram en utvecklings- och åtgärdsplan.

Under medarbetarsamtalet har dina medarbetare chans att prata ostört om saker de tycker är viktiga men kanske inte alltid har haft tid att ta upp. Är det saker som de vill ska stanna mellan er så är det inga problem, då du som chef har tystnadsplikt. Påminn gärna om det när ni inleder medarbetarsamtalet.

Förberedelser inför medarbetarsamtalet

Att tänka på de fysiska förutsättningarna är A och O för att lyckas med ditt medarbetarsamtal. Genomför medarbetarsamtalet på en neutral plats, detta avväpnar hela situationen och bidrar till ett mer avslappnat samtal. Undvik alltså att ha det på ditt kontor. Om möjligt ha samtalet på en plats där ingen kan knackar på eller stör. Stäng även av era telefoner för att både du och din medarbetare ska vara hundra procent närvarade i samtalet. Avsätt 1,5–2 timmar för mötet där att inte känna att ni behöver stressa igenom alla punkter ni har.

Inför medarbetarsamtalet är det viktigt att både du och din medarbetare är väl förberedda. Du som chef ansvarar för att i god tid bjuda in till samtalet, gärna en till två veckor innan samtalet ska äga rum. I samband med detta är det fördelaktigt om du även skickar ut agendan och de samtalspunkter ni kommer att gå igenom. Detta ger er båda tid nog att tänka igenom och reflektera innan samtalet.

Tips: Har du haft medarbetarsamtal innan så gå igenom tidigare års anteckningar.

Utvärdering, utveckling och uppföljning

Efter medarbetarsamtalet ska du skicka ut anteckningar samt utvecklings- och åtgärdsplan till dina medarbetare. Det är viktigt att båda parterna kollar igenom dessa punkter för att säkerställa så att ni båda delar uppfattning om vägen framåt.

Uppföljning av medarbetarsamtalen är lika viktiga som medarbetarsamtalet i sig. Glöm därför inte att boka in uppföljningssamtal. På så sätt kan både du och dina medarbetare säkerställa att de aktiviteter ni kom överens om har påbörjats eller ska påbörjas. Dessa samtal bör sedan ske löpande under årets gång.