Så fick VMKF ordning och systematik i sitt dataskyddsarbete

Tidsbrist, avsaknad av kunskap, struktur och systematik kring hur dataskyddsarbete bäst ska bedrivas vara några av de stora utmaningarna som Västra Mälardalens kommunalförbund hade. Lösningen? Att starta om från grunden och bygga upp ett systematisk dataskyddarbete med hjälp av Visma Draftit och Privacy as a Service. 

- Vi sökte ingenting aktivt. Vi hade tidigare Privacy Records via Visma Draftit när vi fick ett erbjudande om Privacy as a Service (PaaS) säger Malin Alsing Brånn. Även om vi tidigare delvis jobbat med dataskydd, så saknade vi strukturen och systematiken.

Malin är förbundschef och ekonomichef på Västra Mälardalens kommunalförbund (VMKF). VMKF är en organisation som arbetar för att utveckla och fördjupat samarbete mellan kommuner. Det är ett kommunalförbund med ca 75 anställda, som i dagsläget har fyra medlemskommuner: 

• Arboga kommun
• Kungsörs kommun
• Köpings kommun
• Surahammars kommun

Hon fortsätter:
- Jag är så glad att vi hoppade på den chansen, annars hade vi nog fortsatt i samma lunk med vårt dataskyddsarbete. Nu fick vi chansen att ta ett nytt helhetsgrepp.

En möjlighet att börja om från grunden

- Vi saknade både tid och kunskap inom dataskyddsområdet för att kunna jobba systematiskt med dataskydd säger Malin. Jag har en medarbetare, Alma, som är anställd på ekonomiavdelningen som har fått ett uppdrag i att skapa en struktur och systematik i dataskyddsarbetet. 

För att strukturera upp arbetet och öka kunskapen kring dataskydd för VMKF anlitade Malin Visma Draftit.
- Vi är så nöjda, samarbetet har överträffat våra förväntningar!

Det första steget i arbete var att Alma från VMKF och Fredrik från Visma Draftit satte sig ner och kartlade vad som VMKF saknade när det kom till sitt dataskyddsarbete. Därefter satte de tillsammans upp en plan för åtgärder samt hur och när i tiden implementeringen av de olika delarna i dataskyddsarbetet ska ske och i vilken takt. Malin tillägger att registerförteckningen redan är i fullt arbete och de använder sig av Visma Draftits register Privacy Records.

I början på juni höll Fredrik en utbildning om dataskyddsarbete och GDPR för alla medarbetare på VMKF. 
- Vi var väldigt nöjda med det föredraget, då medarbetare kunde få svar på alla sina frågor och funderingar, säger Malin. 

Hur gick implementeringen?
- Med Alma hos VMFK och Fredrik på Visma Draftit som stöd så gick det mycket smidigt att implementera arbetet. Alma vinner både tid och kunskap i att ha Fredrik som bollplank. Samarbetet som VMKF har med Visma Draftit är otroligt uppskattat av hela organisationen. Fredrik är vår kontaktperson och är otroligt hjälpsam när vi har både frågor och funderingar kring dataskyddsarbetet och implementeringen.

Vad är ert nästa steg?
- Vårt nästa steg är att alla anställda på VMKF får genomgå en e-learning utbildning i höst efter semestern.
Det är viktigt att alla är med på vad som gäller nu när vi tagit ett nytag kring vårt dataskyddsarbete. Vi är ordentligt igång och har tagit tag i arbete från grunden och kan faktiskt redan se effekterna. Exempelvis så sparar vi tid genom att ha tydligare struktur och ett årshjul som vi kan följa. Det har gjort att vi har fått en grund att stå på och ett sätt att förstå och använda lagstiftningen tydligare och har vi frågor kontaktar vi er för ni besitter expertisen vi saknar, svarar Malin.

Vad vann ni med att använda oss?
- Vi sparar tid, vi har fått en grund att stå på och ett sätt att förstå och använda lagstiftningen tydligare. Har vi frågor kontaktar vi er, för ni besitter expertisen som vi saknar, avslutar Malin.

Kombinera verktyg, kompetens och rätt metod

Med Privacy as a Service får du den perfekta kombinationen av verktyg, kompetens och metod för ett framgångsrikt resultat med ert dataskydd. Med stöttning av våra experter inom dataskydd och diplomerade dataskyddsombud får du hjälp och projektledning genom hela arbetet.

Med Privacy as a Service får ni bland annat:

• en personlig rådgivare i form av ett diplomerat dataskyddsombud
  
• grundutbildning i GDPR
• granskning och genomgång av hur din verksamhet följer GDPR
• digitala verktyg från Visma Draftits Dataskydds-erbjudande
• projektplan med årshjul och rekommenderade aktiviteter.

Väljer du standardpaketet ingår också juridisk frågeservice med svar inom 2 arbetsdagar.
Läs mer om hur du kan optimera ert dataskydd.