“Portalen frigör jättemycket av min tid och det är en glädje att gå in i den”

Camilla Bergqvist är HR-ansvarig för lön och förmåner på byggföretaget Arcona. Det är ett litet familjärt bolag som bygger fastigheter i Stockholm och Uppsala. De har använt medarbetar- och chefsportalen från Visma Draftit sedan 2020.

Portalen spar tid för HR

Som HR-ansvarig får hon ofta många frågor rörande till exempel semester och förmåner. Men istället för att Camilla ska behöva svara på samma, återkommande frågor, vet de anställda att svaren finns i portalen. Där hittar nämligen medarbetare och chefer allt som rör deras anställning, rutiner och viktiga dokument. Ett exempel är alla viktiga policydokument.
- Den här portalen har frigjort jättemycket av min tid, för alla frågor jag fick förut finns nu svaren i portalen. De flesta går in och läser först, och har dom frågor så hör dom av sig. Och det vill jag ju, portalen ska ju vara en hjälp och inte ett substitut, säger Camilla.

För att alla ska veta att portalen finns har Camilla säkerställt att portalen är med i onboardingen av nyanställda. Eftersom de anställda får med sig detta från början av anställningen så blir det både en vana för medarbetaren att gå in där och leta, samtidigt som det blir en vinst i att medarbetaren får snabbt svar på sina frågor.

Portalen är ett värdefullt komplement till intranätet

Arcona har förutom sin medarbetar- och chefsportalen också ett intranät. Intranätet är Arconas primära kommunikationskanal medan portalen fungerar som ett kompletterande uppslagsverk med djupare information. När Camilla uppdaterar portalen så lägger hon ofta ut en nyhet även på intranätet och länkar sedan direkt in i portalen för att säkerställa att informationen ska nå alla.
- Tack vare layouten och hur den är uppbyggd så får vi in väldigt mycket information som jag tror våra anställda upplever som positivt. Det är en glädje att gå in i den!

Visma Draftits portal uppfyller krav som andra leverantörer saknar

Innan medarbetar- och chefsportalen implementerades så hade Arcona en annan lösning som Camilla beskriver som “bättre än inget”.  Bland annat saknades det ett smidigt sätt att göra uppdateringar och hon upplevde att supporten fungerade dåligt. Med portalen från Visma Draftit är upplevelsen en annan och medarbetare och chefer loggar in smidigt via SSO.
-  Ju mer jag är och jobbar i den, ju enklare blir det och desto fortare går det och desto mer kan jag göra. 

Camilla medger att det var lite överväldigande att lära sig att redigera i portalen till en början eftersom det fanns så många möjligheter. Nuförtiden är det istället något som hon ser fram emot.
- Jag tycker att portalerna är väldigt lätta att jobba i när jag fått in strukturen. Jag älskar ju att uppdatera och så fort det är något som behöver uppdateras så är det ingenting jag väntar med, utan jag gör det direkt. 

Hon förklarar att det också är enkelt att förhandsgranska och att det hon ser faktiskt motsvarar slutresultatet. Något som Camilla, på grund av erfarenheter av liknande lösningar, inte tar för givet. Möjligheten hon får att anpassa portalen efter egna önskemål gör arbetet mer lustfyllt.
- Portalen är så otroligt snygg vilket gör att den också är roligare att jobba i, säger hon. 

När Camilla hör av sig till supporten så är det sällan för att det är problem med portalen. Ofta handlar det istället om att hon önskar få hjälp i att få till en ny uppdatering på ett önskvärt sätt. Hon uppskattar den personliga hjälpen som finns nära tillhands i kombination med att det är smidigt att själv söka svar i de guider som hon har tillgång till.
- Jag tycker att supporten är jättebra, jag är en sådan som är inne och letar svar själv först och när jag inte hittar så hör jag av mig.

Ett familjärt företag som satsar mycket på hållbarhet och teamkänsla 

Arcona är ISO-certifierade och satsar mycket på ett hållbarhetstänk med en personlig känsla både internt och gentemot sina kunder. Bland annat fick de förtroendet att samarbeta med Naturskyddsföreningen när det var dags för nya lokaler. Ett bygge som helt var gjort i återbruk.  Camilla berättar att de med sina 123 anställda så ser styrkan i att vara ett relativt litet bolag där allt börjar med teamet.
- Vi brukar prata mycket om att vara ett familjärt företag. Vi vill inte växa och bli jättestora, utan vi vill behålla den känslan. Först bygger vi människor, därefter team och sedan hus.  

I portalen visar det sig den familjära företagskulturen också genom att Camilla gör det visuella personligt. Bland annat genom att uppdatera med bilder från gemensamma aktiviteter i företaget.
- Det är väl snart dags att lägga in lite nya bilder, det försöker jag göra med jämna mellanrum så att alla känner att portalen känns levande och att det händer någonting.  

Med det sagt så tackar vi för intervjun och låter Camilla återgå till att uppdatera portalen. Mer information om hur portalerna kan hjälpa din verksamhet hittar du på vår webbplats.