Nobina implementerade digitala portaler: ”lättarbetat och enkelt”

Brist på samlat material och mycket manuellt arbete var vardag för Nobinas HR-avdelning. En sommar gjorde avsaknaden av en gemensam informationskanal att Monica Nelson bestämde sig för att något måste hända. Det blev startskottet för Nobina att ändra sitt arbetssätt och samla all information i en Medarbetarportal från Visma Draftit, men vägen dit skulle bli allt annat än linjär! 

Monica är för närvarande HR-chef för Nobina i Danmark men har tidigare arbetat för Nobina i Sverige. Det gjorde hon mellan 2014 och 2020 då i rollen som HR Partner för Skåne och Halland. 
– Det vi var i störst behov av när jag började i Sverige var en chefshandbok. Jag hade tidigare erfarenhet av att göra både en personalhandbok och chefshandbok, säger Monica Nelson.

Nobina är ett av nordens största kollektivtrafikföretag. Det är en organisation med ungefär 13 000 anställda varav 850 jobbar i Danmark. 

Monicas samarbete med Visma Draftit började redan när hon fortfarande arbetade på den svenska sidan. Det var hon som drog igång en implementeringen av portalerna, vilket sedan hennes kollegor tog över.
- Vi hade en del material men inget fanns samlat på ett och samma ställe, vilket skapade irritation.

Digitalt verktyg skapade ännu effektivare arbetssätt

Innan samarbetet med Visma Draftit inleddes jobbade Monica mer manuellt med en Chefshanbok i PDF-format. 
– Det var ett enormt omfattande och jobbigt arbete. Det var upp till mig att underhålla det här dokument, men att underhålla och konstant uppdatera ett PDF-dokument är inte det lättaste eller mest effektiva säger Monica. 

Hon började strategiskt samla på sig alla uppdateringar som behövde göras för att hålla dokumentet uppdaterat och det resulterade i ett business case som påvisade att det inte var ett så effektivt arbetssätt.

Enkelt, användarvänligt och lättillgängligt

Efter Monicas business case valde Nobina att köpa in ett digitalt verktyg. Hon började då kolla runt på vilka möjligheter som fanns.
– Jag googlade för att hitta olika verktyg som kunde tillgodose de behovet vi hade. Då fastnade jag för er och två till. Jag fick en månads provlicens av er där jag kunde gå in i produkten och kolla hur det såg ut och klicka runt och så, på den vägen är det. Efter det såg jag ingen anledning att rota runt i andra verktyg, säger Monica. Vi valde Visma Draftit då jag gillar enkelheten och de funktioner samt support som finns i verktyget och systemet. Att det sedan påminde om ett tidigare verktyg jag arbetat med (Tholin och Larsson) gjorde det inte sämre.
- Visma Draftit tilltalade mig, då jag kände igen mig och kände det här kan jag jobba med då det är lättarbetat och enkelt.

När hon gick över till att arbeta för Nobina Danmark valde hon att fortsätta att jobba tillsammans med Visma Draftit och bestämde sig därför för att ta in en dansk version av Medarbetarportalen. På den danska sidan är hon ensam med att arbeta med HR och arbetar därför själv med portalen.

– När vi startade upp Medarbetarportalen i Sverige satt jag jättemycket på ert gamla kontor på Baltzarsgatan. Det var ett bra sätt att få arbetsro, kunna fokusera och få support från er, det var perfekt säger Monica. Det var ett så bra sätt att jobba, så att nu när jag kom igång och skulle göra det samma i Danmark, bokade jag in och satt hos er en fredag från morgon till kväll och fick gjort jättemycket. Jag tycker det är fantastiskt att den möjligheten finns, att kunna sitta hos er och jobba tillägger hon.

När medarbetarportalen var ny i Sverige satsade Monica och hennes kollegor ordentligt på att marknadsföra portalen internt och hänvisade ständigt till den. Det gav ett önskat resultat med stor användning av medarbetarna. Istället för att svara på alla frågor uppmuntrades de istället att själva hitta sina svar på ett enkelt sätt. Hon kommer att använda samma strategi för den danska medarbetarportalen.
-Det frigör tid till att möten med medarbetare blir mer kvalitativa och närvarande – snarare än en frågestund av ofta ganska enkla frågor.

Genom en effektiv portal så hittar medarbetarna både rätt svar och lätt svar – samtidigt som tid, samtal och uppföljning kan användas mer kvalitativt – snarare än bara svara på enkla frågor”

– Jag kommer köra stenhårt och promota portalen när den lanseras i Danmark. Vill du ha svar direkt så gå in i portalen, brinner det eller jag är i möte kan jag ju inte släppa allt bara. Medarbetarportalen gör det enkelt för både medarbetarna och mig och är ett sätt jag kan säkerställa att det alltid är rätt information de får, säger Monica 

Under åren som Monica har haft kontakt med Visma Draftit har hon haft flera olika kontaktpersoner som bland annat har hjälpt henne med implementeringen av portalerna. Trots detta upplever hon att allting har fungerat smidigt och att det goda samarbetet och supporten har betytt mycket för henne.
– Jag skulle absolut rekommendera Visma Draftit. Det handlar om är hur systemet är uppbyggt och hur lättillgängligt jag upplever att det är. Det kanske viktigaste är det personliga mötet och vilken känsla jag får från support. Jag har fått samma bra service och bra bemötande vem det än är och det är en styrka. Det löser sig alltid! 

Mellan tjänsten på Nobina i Sverige och den i Danmark hade Monica ett annat arbete inom HR under 11 månader. Även då var Visma Draftits produkter något hon satsade på. 
– Jag hann med att köpa in både HR Expert och Lön Expert. Jag hann aldrig till medarbetarportal innan Nobina lurade tillbaka mig avslutar Monica skrattandes.