Årlig lönekartläggning: Så gör du!

Alla måste göra en lönekartläggning årligen, och har ert bolag fler än 10 anställda ska även kartläggningen dokumenteras. I lönekartläggningen ska du som arbetsgivare bedöma om löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika eller likvärdigt arbete har ett samband med kön. Arbetet kallas i diskrimineringslagen för "aktiva åtgärder". Lönekartläggning är ett exempel på en aktiv åtgärd och syftar till att säkra jämställda löner. Men hur kommer ni igång? Känns det lite övermäktigt? För guidning längs vägen finns här en plan att följa steg-för-steg!

Steg 1: Förberedelser

För en väl utförd lönekartläggning krävs ett grundligt förarbete. Det kan vara bra att börja med att läsa på om lönekartläggning för att förstå syftet och få en grundläggande kunskap om vad som ska kartläggas. Detta kan förslagsvis göras i vår juridiska handbok till arbetsrätten, HR Expert. 

Sedan behöver ni bedöma vilken information som är nödvändig för arbetstagarrepresentanterna att ta del av. Ni behöver också besluta om hur resultatet av kartläggningen ska hanteras i förhållande till traditionella lönejusteringar. Utse även en projektledare och en arbetsgrupp, med god insyn och kunskap i er organisation och lönefrågor. 

Steg 2: Dags att starta upp

Vid uppstarten bör er arbetsgrupp börja med att gå igenom följande: 

• Vilka förväntningar som finns på lönekartläggningsarbetet.
• Tidsplan och arbetsgång för projektet.
• Det underlag som krävs i form av
  • lönepolicy
  • kollektivavtal
  • organisationsschema, lista med alla anställda samt deras rollbeskrivningar
  • lönelistor
  • eventuell referensstatistik.
• Den senaste lönekartläggningen – vilka åtgärder har vidtagits och vad är kvar att göra? 
• Starta upp dokumentation som inkluderar beslut kring samverkan och informationsdelning.

Ta hjälp av ett verktyg för lönekartläggning
Vi vill göra er årliga lönekartläggning både enkel och säker! För att uppfylla lagkravet och vara en jämställd organisation måste det göras, men det behöver ju inte vara svårt för det – eller hur? 

Med vårt digitala verktyg för lönekartläggning får ni en tydlig och ärlig bild av hur er lönestruktur ser ut och får stöd under hela processen. Ni kan också få stöd i arbetsvärderingen – verktyget innehåller färdiga värderingar för 100 olika roller.

Steg 3: Skiljer sig lönebestämmelserna mellan könen? 

Nu är ni igång! Nästa steg blir att kartlägga vilka lönekriterier som gäller i er organisation, exempelvis om ni har en lönepolicy eller om det finns ett bonussystem för rörliga löner. Analysera sedan hur era lönebestämmelser tillämpas för kvinnor respektive män. Finns det kanske kriterier för lön som gynnar det ena könet eller är bestämmelserna könsneutrala? Om ni upptäcker skillnader här – åtgärda dem! 

Om ni har en lönepolicy ska den uppdateras efter resultatet av er kartläggning och analys. Om ni inte har en, utgå då från er analys när ni upprättar er policy. Glöm inte bort att även dokumentera ert tillvägagångssätt, era slutsatser och de åtgärder som har vidtagits.

Steg 4: Gruppera och kartlägg lika och likvärdigt arbete

I detta steg behöver ni lista alla arbeten som är lika eller i stor mån har lika arbetsuppgifter. Ni kan ta hjälp av intervjuer med arbetsgivare och arbetstagare, gå igenom rollbeskrivningar samt kraven i rekryteringsannonser. 

Arbeten värderas sedan utifrån kunskap, färdighet, ansvar, ansträngning och arbetsförhållanden. Arbetsvärderingen görs alltid på gruppnivå och det är arbetsuppgifternas innehåll och komplexitet som ska värderas, inte individerna som utför dem. De arbeten som hamnat i samma grupp har likvärdiga arbeten. Ni ska också ange hur många kvinnor respektive män som utför arbetena samt markera vilka arbeten som är kvinnodominerade (där andelen kvinnor är mer än 60%).

Sammanställ sedan lönedata för alla anställda för att kunna analysera på individnivå. Identifiera och beräkna lönespridning och lönenivåer för kvinnor respektive män samt kvinnor och män tillsammans inom varje arbete. Som vanligt – glöm inte att dokumentera hur er kartläggning har gått till, exempelvis vilka metoder och system ni har arbetat med. 

Steg 5: Analysera lika och likvärdigt arbete

Efter kartläggningen ska de eventuella löneskillnaderna inom varje arbete och inom grupperna av likvärdiga arbeten analyseras. 

Jämför könsfördelning, lönespridning och lönenivåer mellan

• män och kvinnor
• likvärdiga arbeten.

Finns det skillnader eller avvikande individer? Är lönerna sakligt grundade utifrån er lönepolicy?

Jämför sedan

• arbeten som är kvinnodominerade med de som inte är det, som har högre lön men lägre krav
• könsfördelning, lönespridning och lönenivåer mellan arbeten
• lönespridning och lönenivåer för män och kvinnor mellan arbetena.

Hur ser skillnaderna ut och vad beror de på? 

Gör sedan en bedömning av vilka lönejusteringar och andra åtgärder som behöver vidtas för att eliminera de löneskillnader som kan ha framkommit i analysen som har ett direkt eller indirekt samband med kön. 

Gör sedan en bedömning av kostnaderna för åtgärderna och sätt en tidsplan med målsättningen att de ska genomföras så snart som möjligt – senast inom tre år. Tänkbara åtgärder kan vara att

• justera upp lönen för de som ligger för lågt
• hålla tillbaka löneutvecklingen för de som ligger för högt
• utbilda lönesättande chefer.

Återigen ska analysen dokumenteras med era slutsatser, vilka åtgärder som ska vidtas – inklusive er kostnadsberäkning och tidsplan.

Steg 6: Avslutning och genomförande av åtgärder

Bra jobbat, nu är ni klara med er lönekartläggning! Eftersom ni har dokumenterat löpande behöver ni nu endast slutredigera och avsluta dokumentationen. Nästa steg blir att genomföra de planerade åtgärderna, följa upp, utvärdera och återuppta arbetet nästa år!