Äntligen slipper ni spara papperskvitton

Den 22 maj sa riksdagen ja till regeringens förslag om att ta bort kravet på att spara räkenskapsinformation i sin originalform, vilket träder i kraft den 1 juli 2024. De slopade kraven kommer sannolikt att leda till minskade kostnader och betydligt mindre administration i form av manuell arkivering för svenska företag, kommuner och regioner.

Administrationsbördan försvinner 

Tidigare bokföringsregler har inneburit att kvitton, fakturor och annan räkenskapsinformation ska sparas i original under drygt 3 år - trots att informationen har sparats ner digitalt. Det har medfört att företagen själva har varit tvungna att förvara och hantera stora mängder pappersmaterial i form av papperskvitton, pappersfakturor och annat pappersmaterial under denna tid. 

Inga krav på att de fysiska originalet ska sparas en viss tid 

Från och med den 1 juli 2024 träder de nya reglerna i kraft och innebär att det räcker att räkenskapsinformation sparas digitalt. Förutsatt att det inte finns någon risk för att informationen förändras eller försvinner kan materialet göras om till digital form direkt och därefter ersätta originalet. Efter att överföring är gjord kan originalet gallras. Inte heller originalunderlag som överförts digitalt innan lagändringen trädde i kraft behöver sparas, förutsatt att överföringen skett på ett korrekt sätt.   

Bokföringsnämndens allmänna råd kommer att uppdateras 

Bokföringslagen är en så kallad ramlag vilket, enkelt förklarat, innebär att den innehåller riktlinjer i stora drag. Bokföringsnämnden i sin tur utvecklar en god redovisningssed och rekommendationer kring hur lagen ska tillämpas i praktiken. För att vara på den säkra sidan kan det därför vara klokt att vänta med att göra er av med originalmaterialet tills dess att Bokföringsnämndens allmänna råd har hunnit uppdateras. Detta förväntas ske i början av hösten 2024. Det ska också understrykas att det är viktigt att ha ordentlig kunskap om vilka krav som ställs i den nya lagstiftningen innan ni gör er av med fysiska originalhandlingar.

Nya regler underlättar digitaliseringen och minskar kostnader 

Att bevarandekravet av pappersmaterial avskaffas beräknas göra stor skillnad för företag i form av mindre kostnader för arkivering och administration. Omfattningen av besparingar för svenska företag förutsätts vara så mycket som 3,9 miljarder per år. Detta enligt en beräkning som Svenskt Näringsliv har initierat och som också ligger som grund för förslaget. Till skillnad från de gamla reglerna, som kan anses förlegade i vår digitala värld, gör de nya bokföringsreglerna nu de möjligt att med hjälp av dagens teknik äntligen kunna effektivisera administrationen.