Stark internkommunikation ökar engagemanget i hela organisationen

“Vi behöver öka engagemanget i organisationen”. Hur många gånger har du hört en frustrerad chef säga något liknande? Högt engagemang är åtråvärt och lösningen stavas bra intern kommunikation. Det måste finnas utrymme för frågor och dialog, annars riskerar medarbetarna att bli isolerade öar och verksamheten får svårt att hålla samman.

Rannsaka er interna kommunikation. Vad kan ni göra bättre?

Enligt flera studier syns fungerande internkommunikation genom högt engagemang hos medarbetarna. Målet är en gemensam förståelse för verksamheten - där alla parter deltar i samtalet. Det tjänar både organisation och människor på.

Låt oss börja med grundreceptet för att skapa rätt förutsättningar: Tydliga mål, transparens och ett engagerat ledarskap.

Grundreceptet för bra internkommunikation

För att lyckas med internkommunikationen krävs rätt förutsättningar. Det är som ett recept - beroende på hur verksamheten ser ut behövs olika mängd av ingredienserna. Grundreceptet, som du ska bygga kommunikationen runt, består av följande tre ingredienser:

• Tydliga mål
  Tydliga och gemensamma mål riktar hela verksamheten åt samma håll och skapar en känsla av samhörighet. Förankra verksamhetsmålen i hela organisation. Först då skapar du rätt förutsättningar för alla medarbetare att kunna acceptera och förstå de prioriteringar ni gör.
• Transparens
  Det bästa sättet att motverka skvaller är att vara transparent. Hela organisationen behöver se och förstå vilka uppgifter som är prioriterade och vad resultatet blir. Då kommer fler känna att de kan påverka resultatet, och engagemanget ökar.
• Engagerat ledarskap
  Den interna kommunikationen betyder bara något om varje chef också lever organisationens värderingar och själv är engagerad i verksamhetens mål. En chef ska alltid föregå med gott exempel. Med det sagt behöver det inte vara enbart cheferna som agerar ambassadörer - ta vara på det engagemang som finns naturligt hos individerna i organisationen!

Alla tre delar är lika viktiga. Om ni saknar tydliga mål, prioritera att ta fram dessa först. Behöver ni uppdatera personalhandboken? Saknar cheferna det engagemanget som ert ledarskap behöver? Ta då ett steg tillbaka och planera aktiviteter för att stärka ledarskapet i organisationen.
Nu har du grundreceptet, men du behöver en plan.

En intern kommunikationsplan i sex steg

Med en intern kommunikationsplan sätter du upp syfte och mål. Det behöver inte vara komplicerat. Kickstarta ditt arbete i sex konkreta steg.

1. Definiera syftet med internkommunikationen

Många gånger nöjer vi oss med att förklara VAD och HUR. Ofta känns anledningen VARFÖR så självklar för dig att du glömmer bort att förklara den för andra (Nancy Duarte, Harvard Business School).

Vi behöver [VAD och HUR] , eftersom [VARFÖR].

För att skapa engagemang behöver du definiera varför, men framför allt måste du förklara det på ett tydligt sätt. Om du tycker det är svårt att hitta ditt VARFÖR - syftet med ditt budskap - be en kollega om hjälp.

Exempel på syfte med er interna kommunikation

Vad och hur: “Vår internkommunikation understödjer våra värderingar, vår vision och skapar en arbetsplats där alla får komma till tals ...“

Varför: “... och spelar en viktig roll i sin egen, andras och organisationens framgång.”

2. Kommunicera med en röst

Tydlighet är grunden i all framgångsrik kommunikation. Därför är det viktigt att er interna kommunikation är enhetlig.
Saknar ni en intern kommunikationsmanual? Ta fram en intern ordbok med en kort beskrivning av hur ni kommunicerar internt - oavsett vem som skriver.

• Kom överens om en egen terminologi (vilka ord används för vad?)
• Bestäm tonen i era texter (t.ex. informell, saklig, personlig)
• Använd organisationens grafiska profil (t.ex. färg, typsnitt och bilder)

Inspireras gärna av vårt faktablad om hur du skapar innehåll som engagerar.

3. Rätt mängd information i rätt kanaler

Internkommunikation är viktigt för att få verksamheten att fungera. Det är ju trots allt i bristen på kommunikation mellan olika individer och avdelningar som många fel uppkommer. Balansen mellan bristfällig och överflödig information kan däremot vara svår.

Har sälj lovat något som supporten inte kan leverera? Blev lanseringen av den nya tjänsten försenad eftersom kontakten mellan marknad och utveckling var otydlig?

Det händer i de flesta verksamheter. För att bli tydligare i kommunikationen mellan och inom olika avdelningar, börja med att:

1. Utvärdera olika typer av information som ni behöver kommunicera och dela internt.
2. Utvärdera de kanaler som ni använder för internkommunikation.

Informera sedan tydligt om var du hittar olika typ av information. Olika kanaler är bra för olika syften.

4. Anpassa budskapet till mottagaren

Intern kommunikation har mycket gemensamt med extern kommunikation, PR och marknadsföring. Den största skillnaden är att medarbetaren är mottagare. Fördelen är att du förmodligen har en god uppfattning om dina medarbetares vardag och hur de bäst tar emot information.

Dela upp mottagarna i flera grupper om det behövs. Exempel på frågor som du bör ställa är:

• Har alla samma förutsättningar att förstå och ta emot informationen?
• Finns det stora kunskaps- eller åldersskillnader i gruppen?
• Finns det begrepp eller termer som används i avgränsade delar av verksamheten?

Du får fler tips om målgruppsanpassning i vårt faktablad om hur du strukturerar internkommunikationen.

5. En plan för återkoppling

När ni använder en digital plattform, såsom ett intranät eller en portal, finns det naturliga möjligheter till tvåvägskommunikation. Trots detta är det viktigt att ha en plan för återkoppling och feedback på en personlig nivå.

Syftet med god intern kommunikation är ofta att säkra engagemanget i verksamheten. För att veta om det fungerar behöver du förstå hur engagemanget yttrar sig - det kan nämligen variera mycket från person till person. Vissa människor är verbalt engagerade och måste prata om “sitt projekt” med alla, medan andra i tysthet arbetar på för att sedan leverera ett fläckfritt resultat.

Vilka möjligheter till dialog skapar du med dina medarbetare?

• Avstämningspromenader varje månad
• Enkla formulär där alla kan dela med sig av synpunkter eller bra idéer
• Uppsluppen stämning i en chat
• “Dörren öppen”-policy
• Avdelningsgemensamma aktiviteter med syftet att öka förtroendet inom gruppen

Återkoppling från medarbetaren är viktigt. Samtidigt behövs både ett forum för dialogen och förtroende mellan dig och medarbetaren. Ni kan vara ute på promenader varje dag, men saknas ett ömsesidigt förtroende så kommer du inte får höra de mest ärliga reflektionerna.

6. Mät resultatet och utvärdera

Utvärdera er internkommunikation. Ja, även kommunikationsinsatser kan mätas. Det kan ske som del av en pulsmätning och medarbetarundersökning, det viktiga är att mätningen görs regelbundet.
Internkommunikationen behöver också ha uppsatta mål. Målen bör vara SMARTa, och ska kopplas till specifika aktiviteter.

SMART= Specifikt - Mätbart - Accepterat - Realistiskt - Tidsbestämt

Utvärdera resultatet och var inte rädd att ändra något som inte fungerar.

Så skapar du bra intern kommunikation

• Svara alltid på "varför?"
• Börja med grundreceptet: Tydliga mål, transparens, och engagerat ledarskap
• Komplettera med en kommunikationsplan
• Var inte rätt att ändra planen om något inte fungerar