På tjänsteresa: Traktamente eller resa på räkning?

Vid tjänsteresor är det vanligt att arbetsgivaren står för merkostnader under en tjänsteresa. Arbetsgivaren kan välja att betala ut traktamente eller låta arbetstagaren resa på räkning. Det finns ingen skyldighet för arbetsgivaren att utbetala traktamente vid en tjänsteresa såvida det inte står i kollektivavtal eller enskilt avtal. Även en arbetsgivare utan kollektivavtal kan välja att ersätta en arbetstagares merkostnader i samband med tjänsteresa med traktamente.

Kom ihåg: Bokföringsnämnden (BFN) har fastställt att originalkvitto krävs för redovisning av utgifter. Scannade eller fotograferade kvitton räcker inte ur redovisningssynpunkt.

Resa på räkning

Att resa på räkning innebär att arbetstagaren ersätts för utgifter såsom biljetter, boende och mat. Det har ingen betydelse hur utgifterna i samband med resan betalas. Det kan ske med arbetsgivarens kreditkort, genom en faktura ställd mot arbetsgivaren eller att arbetstagaren får betalt för utlägg mot uppvisande av kvitton.

Arbetstagarens kostnader är skattefria. Däremot kan måltider bli skattepliktiga enligt reglerna om fri kost. Måltider som ingår i priset för transport eller hotell ska inte förmånsbeskattas. Likaså är måltider skattefria om det sker i samband med intern eller extern representation.

Schablonbelopp 2024

Värdet på en kostförmån beräknas utifrån prisbasbeloppet. Förmånen för helt fri kost (frukost, lunch och middag) beräknas till 0,52 procent av prisbasbeloppet avrundat till närmsta femtal kronor. Kostförmån för lunch eller middag motsvarar 40 procent av värdet och för frukost 20 procent av värdet. 

Schablonvärden för förmånsbeskattning under inkomståret 2024

• Helt fri kost (minst tre måltider): 300 kronor per dag
• Fri lunch eller middag: 120 kronor per dag
• Fri frukost: 60 kronor per dag

Arbetsgivaren ska dra källskatt och betala arbetsgivaravgift på beloppet.

Traktamente för resor i tjänsten

I samband med tjänsteresor kan arbetstagare få ersättning av arbetsgivaren för merkostnader för mat och övernattning. Detta kallas för traktamente, vilket kan vara helt eller delvis skattefritt.

För helt eller delvis skattefritt traktamente krävs: 

• Det måste vara en tjänsteresa
• Resan ska innehålla en övernattning mellan kl. 00-06
• Det måste vara 5 mil mellan bostad och arbetsställe

År 2024 motsvarar ett helt traktamente 290 kronor, medan halvt traktamente motsvarar 145 kronor. Om arbetstagaren inte själv betalar för måltider, så minskas ersättningen. Det finns dock ett undantag, vilket gäller obligatorisk måltid på allmänna transportmedel.

Det gäller exempelvis om frukost ingår i biljettpriset för en tågresa. När hela måltider är ett tillval ska traktamentet minskas med ett visst belopp beroende på om det gäller ett helt eller halvt traktamente.

För resor utomlands gäller andra regler och ersättningar för traktamenten. 

Vill du hålla dig uppdaterad om vad som sker inom lön- och skatteområdet och vara säker på att du följer lagen? 
Med vårt kompetensstöd Lön Expert är du alltid uppdaterad på det senaste. I verktyget kan du ta del av omvärldsbevakning, vår juridiska handbok om lön samt ställa dina specifika frågor till våra juridiska lön- och skatteexperter. 

Exempel: Sanna på kurs i Göteborg

Sanna arbetar i centrala Stockholm och åker på en tredagars kurs i Göteborg. Avresan sker tisdag kl. 17:30, och Sanna är tillbaka i Stockholm på fredagen kl. 18:10. I kursavgiften ingår lunch, vilket räknas som en förmån. Arbetsgivaren betalar för hotellet där frukost ingår.

Totalt skattefritt traktamente som kan utbetalas: 470 kronor.