Hur påverkas arbetsmiljön av distans- och hybridarbete?

Under pandemins peak var det många chefer som fick fundera och planera om hur verksamheten ska utformas och även kommunicera kommande riktlinjer till era anställda. Idag är restriktionerna borta men fortfarande är det många som fortsätter arbeta hybrid eller distans. Du som chef behöver fundera om det finns rutiner som behöver ses över och processer som bör förändras för att arbetsmiljön ska vara optimal? Hybrida arbetsformer ger mer flexibilitet och underlättar för vardagspusslet. I förhållande till detta behöver organisationer också se över hur det påverkar organisationskulturen och definiera nya arbetssätt. 

Enligt arbetsmiljölagen, kapitel 3 har alla företag ett stort arbetsmiljöansvar och ska göra det som behövs för att förebygga att de anställda utsätts för ohälsa eller olycksfall. Ni behöver hitta ett eller flera arbetssätt som gynnar både er och arbetstagarna, oavsett om det gäller på plats-, distans- eller hybridarbete.

Läs även: Faktablad om Distans- och hybridarbete.

Se över arbetsmiljön löpande

Många arbetstagare har upplevt ett mer balanserat familjeliv, insparad pendlingstid och tid för träning på lunchen samtidigt som digitala möten tenderar att blir kortare och mer effektiva. Välmående medarbetare kan i sin tur leda till högre motivation och bättre prestation på arbetsplatsen. Likaså finns det en hållbarhetsaspekt att ta hänsyn till när färre antal personer åker bil till- och från en arbetsplats fem dagar i veckan. 

Å andra sidan är det många som saknar sina kollegor, tar färre pauser och fastnar i långa mailtrådar som hade kunnat lösas med ett kort fysiskt möte. Det kan även upplevas svårare för chefer att se om medarbetarna är stressade, balanserade eller spenderar tid på att fika. 

Även om många arbetstagare har sett många positiva sidor med hemarbete vet vi inte hur det fungerar på lång sikt, både ur ett arbetsmiljöperspektiv och utifrån verksamhetens mål. Det är viktigt att löpande utvärdera och följa upp distans- och hybridarbetet och se till att ni lever upp till de krav som ställs på er som arbetsgivare.

Högre krav på kommunikation vid hybridarbete

Vid långsiktigt distans- och hybridarbete ställs högre krav på digitala lösningar för kommunikation, så att alla får tillgång till samma information samtidigt. Om kommunikationen är otydlig kan kunskapsluckor mellan team eller medarbetare skapas som förhindrar ett effektivt arbete. Det kan också göra att de medarbetare som arbetar hemifrån känner sig åsidosatta. En samlad internkommunikation ger både ökad trygghet och handlingskraft.

Skapa tillit och anpassa arbetssätten efter teamet

Hybrid- och distansarbete ställer högre krav på cheferna. För att anpassa arbetsformen till att vara mer flexibel finns några principer att ha i åtanke: 

• När alla inte är på samma plats behöver arbetskulturen bygga på tillit och ansvar, som chef bör hen visa uppskattning för sina medarbetares goda resultat.
• Undersök och utforska olika samarbetsverktyg för hitta ett sätt som funkar när medarbetarna finns på olika platser. Kanske är ett projektledningsverktyg bättre än era Excellistor? 
• Chefer bör hålla regelbundna enskilda möten med sina medarbetare för att fånga upp hur de mår, följa upp resultat och ge återkoppling.
• Låt varje team få fastställa regler för vad som gäller utifrån de behov som finns i gruppen, samtidigt som ni löpande utvärderar hur det fungerar.
• Ni kanske har provat en sak en längre tid, men det fungerar fortfarande inte optimalt? Låt det ta lite tid att hitta vad som fungerar bäst för just er.

Att kommunicera tydligt, löpande se över era medarbetares mående och att anpassa organisationens arbetssätt efter situationen är vanor många redan skaffat sig och det är bra saker att fortsätta med.